SIGNALEMENTS

Présentation

L’option SIGNALEMENT permet de donner la parole à vos abonnés pour qu’ils vous remontent des informations : dysfonctionnements, questionnements, alertes, contributions, etc.

Tout est géré directement sur votre espace administrateur. L’option est rattachée à votre contrat Citykomi et la gestion des signalements est attribuée aux gestionnaires désignés par le diffuseur.

Chaque utilisateur du compte qui est autorisé à gérer les signalements ne verra que les canaux de signalement qui lui ont été attribués et uniquement les catégories de signalement qui lui ont été attribuées.
Exemple : M. Dupont du service technique de la mairie s’est vu attribuer les signalements des catégories Voirie, Espaces verts et Eclairage. Il pourra donc gérer ces signalement mais n’aura pas accès aux signalements des autres catégories. 

Canaux de signalement

Selon votre contrat vous pouvez déployer un ou plusieurs canaux de SIGNALEMENT en fonction de vos besoins.

Un canal de signalement est obligatoirement associé à un ou plusieurs canaux de DIFFUSION. Seuls vos abonnés aux canaux de diffusion du contrat pourront effectuer un signalement.

Cela permet par exemple d’autoriser le signalement sur un canal de diffusion privé et pas sur un canal public dans un même compte. Tout est possible !

Accès aux signalements

Si vous êtes habilité.e à gérer les signalements, quand vous vous connectez sur votre espace administrateur vous voyez :

• Le menu Signalements dans le menu principal à gauche et sur le tableau de bord.
• Le nombre de signalements qu’il vous reste à traiter  dans les chiffres du jour .

Notification par e-mail

Mes signalements

Voir la liste des signalements

Menu Signalements

Cliquez sur le menu Signalements dans le menu principal (à gauche) pour le dépiler.

• Le sous-menu Mes signalements affiche le tableau des signalements. Vous retrouvez ici l’historique complet des signalements reçus.
• Le sous-menu Mes canaux de signalement affiche la liste des canaux que vous pouvez consulter et modifier.
• Le sous-menu Mes destinataires affiche la liste de utilisateurs autorisés gérer les signalements pour chaque catégorie. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un destinataire en fonction de vos besoins.

Tableau des signalements

Cliquez sur le sous-menu Mes signalements pour afficher le tableau des signalements.

Par défaut le tableau est filtré sur les nouveaux signalements à traiter : les nouveaux signalements à traiter et les signalements en cours de traitement.

1. Colonne Statut
   Il y a 5 statuts pour un signalement : Nouveau, En cours, Résolu, Non recevable et Archivé.
   Par défaut le tableau n’affiche que les Nouveaux et les En cours.

2. Colonne Canaux
   Affiche le canal de signalement auquel appartient le signalement.

3. Colonne Catégories
   Affiche la catégorie sélectionnée par l’auteur du signalement.
   Vous pouvez filtrer le tableau en cliquant sur l’onglet pour cocher ou décocher des catégories.

4. Colonne Description
   Affiche la description donnée par l’auteur.
   Vous pouvez rechercher un signalement en saisissant un mot contenu dans la description.

5. Colonne Créé le
   Indique la date de création du signalement.
   Vous pouvez trier chronologiquement le tableau en cliquant sur l’onglet.

6. Colonne Résolu le
   Indique la date du passage du signalement au statut « Résolu ».
   Vous pouvez trier chronologiquement le tableau en cliquant sur l’onglet.

7. Icônes
   Les icones et indiquent si les détails lieu et image ont été renseignés par l’auteur dans son signalement.
   L’icone indique si une réponse a été adressée à l’auteur du signalement.

Filtrer sur les statuts

1. Cliquez sur l’onglet  pour afficher la sélection des statuts.
   .
2. Les statuts Nouveau et En cours sont cochés par défaut. Cochez ou décochez les statuts souhaités.
   Cliquez sur Tout Sélectionner pour tout cocher.
   .
3. Cliquez sur VALIDER pour afficher les signalements correspondants.

Filtrer sur les canaux de signalement

Filtrer sur les catégories

1. Cliquez sur l’onglet pour afficher la liste des catégories de signalement.
   .
2. Cliquez sur la ou les catégories souhaitées pour afficher les signalements correspondant.
   .
3. Cliquez sur VALIDER.

Traiter un signalement

Consulter un signalement

Dans le tableau cliquez sur un signalement pour afficher son contenu.

La prévue du signalement affiche le contenu du signalement :

• Photo (si transmise)
• Date de création
• Catégorie sélectionnée
• Lieu adresse et coordonnées GPS (si indiqué)
• Réponse apportée par le gestionnaire.

Le tableau des traitements affiche les informations de traçabilité et de traitement du signalement.

• Canal de signalement utilisé
• Statut du signalement
• Historique des réponses
• Historique des statuts

Changer le statut du signalement

Traçabilité du traitement
Un signalement qui a changé de statut ne peut revenir au statut antérieur.

Important

Dès que le changement de statut du signalement est validé, l’auteur du signalement recevra une notification sur son smartphone pour être tenu informé.

Ajouter une réponse

Cliquez sur Ajouter une réponse pour déployer le formulaire de saisie.

Saisissez votre texte dans la zone de rédaction limitée à 150 caractères. Si vous saisissez un numéro de téléphone ou une adresse mail ou encore un lien Internet, ils seront automatiquement convertis en liens cliquables dans l’application.

Si besoin, utilisez le raccourcisseur de lien Internet pour économiser des caractères.

Cliquez sur pour enregistrer.

La dernière réponse adressée à l’auteur est visible dans la prévue du signalement à gauche.

L’auteur du signalement recevra une notification de réponse dès que vous aurez enregistré vos modifications. Il pourra ainsi prendre connaissance de vos remarques ou instructions.

Voir l’historique des réponses

Cliquez sur Ajouter une réponse pour accéder à la zone de rédaction et voir les réponses précédentes.

Toutes les précédentes réponses sont affichées avec la date et le gestionnaire qui a répondu.

Utilisez la zone de rédaction pour saisir une nouvelle réponse si besoin.

Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer votre réponse et l’envoyer à l’auteur.

Consulter l’historique du traitement

Cliquez sur Voir l’historique pour afficher la chronologie des modifications de statut.

Pour chaque modification la date et l’auteur de la modification sont indiqués.

Voir la photo du signalement

Cliquez sur la photo dans la prévue du signalement.

Télécharger la photo du signalement

Cliquez sur  pour récupérer la version originale de la photo postée par l’auteur.

Supprimer la photo du signalement

Cliquez sur pour supprimer la photo du signalement.

Confirmez la suppression de l’image. La suppression est définitive.

La photo est remplacée par un visuel par défaut dans le signalement. L’auteur du signalement ne verra plus la photo dans l’application.

Partager un signalement

Cliquez sur pour transférer le signalement à un collègue pour l’informer ou obtenir de l’aide pour sa résolution.

Une fenêtre s’ouvre pour saisir l’adresse e-mail du destinataire. Cliquez sur pour ajouter l’adresse. Recommencez cette procédure pour toutes les personnes à qui vous souhaitez envoyer le signalement.

Cliquez sur pour envoyer le signalement.

La ou les personnes destinataires recevront un e-mail de Citykomi avec tous les détails du signalement : photo, texte, date de création et catégorie.

Les adresses e-mail que vous avez saisies ne seront pas conservées. Il n’y a pas d’historique des partages des signalements.

Mes canaux de signalement

Cliquez sur le menu Mes Canaux (à gauche) pour afficher la liste des canaux de signalement qui vous ont été attribués.

Tableau des canaux de signalement

• Colonne ID : numéro unique du canal de signalement. Vert = actif ; Rouge = supprimé
• Colonne Nom : cliquez sur l’onglet pour trier le tableau par ordre alphabétique croissant ou décroissant.
• Colonne Canaux de diffusion liés : affiche les canaux de diffusion reliés au canal de signalement. Seuls les abonnés aux canaux indiqués pourront effectuer un signalement.
• Colonne Catégories : indique le nombre de catégories du canal de signalement.
• Colonne Utilisateurs : indique le nombre de gestionnaires du canal de signalement.
• Colonne Signalements : indique le nombre total de signalement créés dans ce canal.

Modifier un canal de signalement

Cliquez sur l’icone à droite pour modifier le canal de signalement. 

Vous pouvez modifier le nom du canal et le logo du canal.

Cliquez dans le champ Nom pour modifier le nom. Vous disposez de 40 caractères maximum.

Cliquez sur l’icone pour télécharger une nouvelle image pour le logo du canal. Une fois la nouvelle image téléchargée vous pouvez adapter sa taille et son orientation.

Cliquez sur pour enregistrer vos changements.

Mes gestionnaires

Cliquez sur le menu Mes gestionnaires (à gauche) pour afficher la liste des personnes autorisées à gérer les signalements selon les catégories sélectionnées.

Cliquez sur pour choisir le canal de signalement et afficher la liste de ses gestionnaires.

Tableau croisé Gestionnaires/Catégories

Le tableau des gestionnaires de signalement affiche en lignes la liste des utilisateurs autorisés et en colonnes les catégories du canal de signalement.

Les cases cochées indiquent si l’utilisateur est gestionnaire d’un signalement créé sur la catégorie correspondante.

Pour chaque gestionnaire on indique son identifiant et le nombre de catégories qu’il gère entre paranthèses .

Pour chaque catégorie on indique le nombre de gestionnaires entre parenthèses .

Utilisez les boutons et pour faire défiler le tableau.

Modifier l’affectation des gestionnaires

Cochez ou décochez des cases pour affecter ou supprimer un gestionnaire sur une catégorie.

Cliquez sur le nom d’un gestionnaire pour cocher toutes les cases de sa ligne . Le gestionnaire est autorisé sur toutes les catégories.

Cliquez sur le nom d’une catégorie pour cocher toutes les cases de sa colonne . La catégorie est accessible à tous les gestionnaires.

Cliquez sur  pour sauvegarder vos modifications.

Cliquez sur pour ne rien changer.